كيف تتجنب مصاريف المطاعم غير المتوقعة

“الزيادة”! بالنسبة لك كصاحب مطعم أو مقهى جديد فإن هذه الكلمة تثير الحماس طالما هي مرتبطة بعدد العملاء أو الأرباح. إلا أنها ومن جهة أخرى تصبح مثيرة للقلق حالما ترتبط بـ مصاريف المطاعم غير المتوقعة. 

صحيح أن التكاليف المفاجئة أمر لا مفر منه أحيانا، إلا أن هناك طرقا حكيمة إن اتبعتها يصبح بإمكانك تجنب معظمها!

لهذا، خصصنا هذا المقال للحديث عن طرق عملية تساعدك على إدارة مطعمك الجديد، دون الاضطرار إلى تحمل المزيد من المصاريف.

ما هي أسباب مصاريف المطاعم غير المتوقعة؟

قبل أن تتعرف على كيفية تجنب مصاريف المطاعم غير المتوقعة ينبغي أولا أن تفهم سبب حدوثها.

السبب الرئيسي في ظهور نفقات غير متوقعة تزيد من أعبائك المالية هو الافتقار للمحاسبة المالية الجيدة، وقد يتجلى هذا الافتقار سواء في عدم توظيف محاسب مالي أو في غياب ميزانية واضحة للمطعم أو المقهى.

إلى جانب هذا السبب الرئيسي، قد يقع أصحاب المطاعم والمقاهي في هفوات تسبب لهم مصاريف زائدة. من ضمنها:

• افتراض أن مُعِدّات المطعم ستشتغل دائما من دون أدنى عطل وعدم تضمين هذا في ميزانية المطعم من البداية.
• غياب الصيانة الدورية للمطعم، مما قد يؤدي مثلا لوقوع مشاكل مثل تسرب المياه في المطبخ.
• نفاذ المخزون بشكل أسرع من المتوقع وعدم البحث عن السبب إن كان ارتفاع عدد الطلبات أو استغلال خاطئ للمخزون.
• عدم اللجوء لـ المنيو الالكتروني والاكتفاء بقائمة الطعام التقليدية التي تحتاج لتغييرات دورية.

مع أن هذه الأسباب تبدو في بداية إنشاء مطعم جديد تفاصيل جانبية لا تبدو مهمة، إلا أنها مع تكاثرها تصبح سببا في مصاريف المطاعم غير المتوقعة. لا ينبغي التقليل من أي تفصيل جانبي، بل أخذه على محمل الجد وتتبعه باستمرار!

كيف تتجنب مصاريف المطاعم غير المتوقعة؟

الآن، بعد أن فهمت أهم أسباب التكاليف المفاجئة، سننتقل للخطوة التالية وهي تعلم كيفية تجنب هذه التكاليف، حيث قمنا بتجميع 11 نصيحة تساعدك على إدارة نفقات مطعمك المالية بشكل لائق.

تتمثل هذه النصائح فيما يلي:

1. الاستعانة بمدير عمليات لتتبع مصاريف المطاعم غير المتوقعة.
2. تحديد جدول الصيانة الوقائي.
3. بناء علاقات قوية وطويلة الأمد مع المُورّدين.
4. تدريب الموظفين على الحفاظ بكل ما يتعلق بالمطعم.
5. مراقبة المخزون عن كثب.
6. خلق عادات جماعية.
7. تتبع أسعار السوق الخاصة بأساسيات المطعم أو الكافي.
8. التَخصّص في أطباق محددة.
9. الاستفادة من تصميم منيو الكتروني.
10. اعتبار أداء الميزان من أهم أدوات المطعم.
11. تقييد الوصول إلى غرفة المخزون الخاصة بمطعمك.

سواء طبقت واحدة من هذه النصائح أو جميعها فستلاحظ فرقا كبيرا في انخفاض المصاريف الجانبية وفي قدرتك أيضا على إدارة مشروعك دون الخوف من وقوع أحداث طارئة متتالية.

 لنتابع القراءة لنفهم بشكل أعمق كيف تعود عليك هذه الأساليب بالنفع.

1. اِستعن بمدير عمليات لتتبع مصاريف المطاعم غير المتوقعة

لكي تكون قادرا على تتبع نفقات مطعمك أو مقهاك الجديد، فإن تعيين مدير عمليات يمثل الحل الأمثل بالنّسبة لك.

كون مهمة مدير العمليات تتمحور حول الإشراف على مختلف العمليات اليومية للمطعم. بالإضافة إلى متابعة الإنتاجية والكفاءة بالنسبة للموظفين، علاوة على مراقبة المخزون والميزانية.

الغاية من هذه الخطوة هي التأكد من أن مطعمك يسير على النحو الأمثل؛ النتيجة بالطبع هي التحكم في مصاريف المطاعم غير المتوقعة.

2. خطط وطبق جدول الصيانة الوقائي للمطعم

إن أفضل الطرق التي تُمكّنك من تجنب استنزاف أموالك الناجم عن استبدال أو إصلاح مُعِدّات المطعم، هي اللجوء إلى جدولة نظام للصيانة الوقائية لمختلف الأجهزة. مع الالتزام بالجدول!

تكون الصيانة الوقائية من خلال التنظيف اليومي. علاوة على القيام بالإصلاحات والتحديثات اللازمة لمختلف المُعدّات لضمان تشغيلها بكفاءة. ستجنبك هذه الخطوات الاضطرار إلى الإنفاق على مُعِدّات جديدة باهظة الثمن.

قد تتساءل كيف يمكنك وضع جدول للصيانة؟ الأمر بسيط إنه يحتاج منك فقط الاستعانة بنظام CMMS، وهو ما يعتبره البعض واحدة من التقنيات الحديثة في عالم المطاعم والمقاهي.  

ما هو نظام CMMS؟

اختصار لـ Computerized Maintenance Management System أو ما يعرف بنظام إدارة الصيانة المحوسب. CMMS هو برنامج يُستخدم لتبسيط وتسهيل إجراء عمليات الصيانة من خلال جدولة مختلف هذه العمليات المرتبطة بمُعدّات المنشأة. (المطعم أو المقهى في حالتنا)

ندعوك للاطلاع على مقال  التقنيات الحديثة في عالم المطاعم والمقاهي للتعرف أكثر على الأساليب المساعدة في زيادة ربحك والتي من ضمنها توفير تطبيق منيو المطاعم وعمل منيو باركود يواكب سرعة تطور مجال المطاعم!

احصل الآن على تصميم منيو الكتروني متميز مع منيو qr مجاني من فريق عملنا!

3. اِبن علاقات قوية وطويلة الأمد مع المُورّدين

باستثمارك في بناء علاقات قوية مع المورّدين، فإنها بشكل أو بآخر ستساعدك على تجنب مصاريف المطاعم غير المتوقعة. يحدث هذا الأمر من خلال التفاوض بشأن الأسعار الأولية والحصول على تخفيضات محددة.

الموردين في مختلف المجالات يقدرون العلاقات الجيدة التي تربطهم بعملائهم، وبالتالي سيسهّلون عليك أنت أيضا الحفاظ على مزيد  من الأموال. 

لذلك، من الضروري أن تولي اهتماما كبيرا بعلاقتك مع الموردين، يُستحسن أن تبدأ من الآن بدفع أموال ما تستورده منهم في الوقت المحدد ولا تماطل!

4. درّب موظفيك على الحفاظ والاهتمام بمعدات المطعم

بصفتك صاحب مطعم فإنه من الضروري الحرص على خلق بيئة تولي اهتماما بقيمة “الحفظ”، لأنها واحدة من بين أهم الطرق لتجنب مصاريف المطاعم غير المتوقعة.

ما المقصود بقيمة “الحفظ”؟

قيمة “الحفظ” تعني تعليم موظفيك تقدير الطعام والسّلع وتفادي تبذيرها. الهدف الأساسي من هذا ألا ينفذ المخزون في وقت غير متوقع مما يضطرك لطلب المزيد من الإمدادات مع تكاليف إضافية.

هذه القيمة تشمل أيضا الاهتمام بكيفية استخدام الكهرباء، الماء ومعدات المطعم. أبسط مثال على هذا، يميل موظفي المطعم عادة إلى ترك الثلاجة مفتوحة أثناء تنقلهم بين أرجاء المطبخ، مما يتسبب في إهدار كم كبير من الكهرباء.

لا يجب إغفال جانب مهم وهو إتلاف الأطعمة، قد يتسبب تقديم موظف لعميل ما، طلبية غير التي طلبها في تبذير وجبة كاملة! قد يكون إمضاء المزيد من الوقت في البحث عن موظفين أصحاب خبرة وفي إجراء مقابلات أولية معهم بشأن قوانين المطعم مربحا لك في نهاية الأمر.

لا يتعلق الأمر فقط بحفظ مكونات الوجبات والكهرباء والماء، وإنما أيضا بالمعدات الداخلية التي تبدو بسيطة مثل قائمة الطعام الورقية! لا تريد أن يجد عميلك قائمة طعام متهالكة وممزقة وتكاد ألوانها تختفي! 

لتجنب هذه المسألة، ندعوك للاطلاع على برامج تصميم منيو الكتروني الحديثة والتي صارت جزءا لا يتجزأ من تطور المطاعم عالميا ومحليا.

في حال امتلاكك لمقهى تستطيع أيضا تصميم منيو كوفي شوب مثالي مميز يغنيك عن الاضطرار في كل مرة لتغيير قائمتك.

اطلع على مقال فوائد المنيو الالكتروني ولماذا يجب عليك التفكير في إدماجه ضمن خطتك. نحن نقدم لعملائنا مجانا فرصة عمل منيو باركود يسرع ويحسن من جودة أعمالهم مع كل تصميم تصميم منيو الكتروني نقدمه!

5. راقب مخزونك عن كثب

تتمثل إحدى طرق تجنب مصاريف المطاعم غير المتوقعة في معرفة ما الذي تحتاج لشرائه مرة في الشهر، مرة في الأسبوع، يوميا… علاوة على هذا، يتعيّن عليك أيضا ضبط مكونات كل وجبة من قائمة طعامك وكمياتها المناسبة.

نفرض أنك لاحظت أن وجبة معينة لا تلقى الإقبال الكبير، وغالبا ما يرجع الصحن كما قُدم للعميل، أفضل حل هنا أن تعيد التفكير في مكونات هذه الوجبة، هل تعيد ضبطها أو تزيلها من المنيو الالكتروني بشكل نهائي؟!

كما أن هناك مكونات يتبقى منها جزء معين أثناء إعداد الطعام، بإمكانك الاستفادة منها في إعداد وصفات جديدة. الخضروات مثلا، يمكنك استغلالها في تحضير الحساء.

للإشارة هنا، احرص على اختيار طبّاخ ماهر بإمكانك الاعتماد عليه في إعادة تدوير مواد الطعام غير المستخدمة. الطباخ الماهر يستطيع ابتكار وصفات جديدة انطلاقا مما هو متاح في مطبخه، سيوفّر عليك هذا الكثير.

6. تفادى مصاريف المطاعم غير المتوقعة من خلال خلق عادات جماعية

صحيح أن توفير الكهرباء ومراقبة المخزون والحرص على عدم تبذير الطعام من الأمور المهمة التي تجنبك مصاريف المطاعم غير المتوقعة، لكن، ما الجدوى منها ما لم يتقيد بها موظفيك؟ 

يأتي عليك الدور هنا لأجل خلق عادات جماعية. بالأحرى واجبك أن تضع قوانين صارمة وفرض العمل بها. تعتبر النصائح التي تطرقنا إليها سابقا بداية جيدة لقوانينك.

بإمكانك تذكير موظفيك بسلوكيات بسيطة لمدة معينة، ثم تنتقل بعدها لفرض عقوبات على اللامباليين! من ضمن هذه السلوكيات:

• إطفاء الأنوار عند المغادرة.
• غلق صنابير المياه.
• الحرص على تشغيل المكيف فقط عند الضرورة.
• كل موظف يقوم بوظيفته الخاصة فقط، لا يفترض بالنادل التواجد في المطبخ لنصف اليوم!

بالنهاية، هذه السلوكيات الصغيرة إن لم تحظ بالمتابعة هي ما سيكلّفك فواتير مرتفعة بشكل دوري.

7. تتبع أسعار السوق 

إن تتبع تقلبات أسعار السوق على مدار العام وخاصة بالنسبة لأسعار الفواكه والخضروات وكذلك اللحوم كفيل بأن يجعلك تتجنب مصاريف المطاعم غير المتوقعة. كيف ذلك؟

من خلال مراقبة الأسعار يمكنك تحديد الفترات التي تكون فيها الأسعار مناسبة لك. كلنا نعلم أن المواد الغذائية الموسمية تتغير أسعارها حسب الموسم، من الجيد أن تكون ملما بهذا. إلى جانب معرفة ما هي الخضروات أو الفواكه التي تنمو في كل موسم وتقديم وجبات تحتوي عليها وإبرازها في تطبيق منيو المطاعم والترويج لها.

يمكنك تطبيق هذه الخطوة بمنتهى السهولة مع وجود برامج تصميم منيو الكتروني التي يتيحها لك موقعنا! بإمكانك المعرفة أكثر عن هذا الموضوع من خلال قراءة مقال 10 فوائد لاستخدام المنيو الالكتروني.

من جهة أخرى عندما تكون أسعار بعض المكونات مرتفعة، تستطيع تقليل استخدامها أو تغييرها لخيارات طعام أخرى.

8. تخصص في أطباق محددة

يُعد التخصص في أصناف محددة من بين الوسائل التي تساعدك في تفادي مصاريف المطاعم غير المتوقعة.

بالاعتماد على تطبيق منيو المطاعم المتوازن والمتناسق (يمكنك طلب تصميم منيو الكتروني جذاب من موقعنا الآن) ستكون بحاجة لمكونات محددة لإعداد الوجبات التي تقدمها.

مثلما تطرقنا في المقال السابق، المطعم متخصص في الأكلات الشعبية مثلا؛ خيار ملائم ومثالي للتحكم في نفقات المطعم.

التخصص في أطباق معينة أو في مطبخ معين، يعطيك فكرة عن النظام الذي ستتبعه سواء في الوجبات ومكوناتها أو حتى في المعدات والديكور المستخدم. يساعد وجود النظام في تجنب العشوائية وكثرة التغييرات غير المدروسة وهذا ما يؤدي في نهاية المطاف إلى صرف أموال زائدة لا تصل بالمطعم إلى نتيجة إيجابية.

التخصص يزيد من إنتاجية الموظفين وإبداعهم، فضلا عن ذلك فأنت تبني لمطعمك علامة تجارية واضحة المعالم وتزيد من نسبة الإقبال عليها.

9. استفد من تصميم منيو مطعم أو تصميم منيو كافيه

المنيو الالكتروني هو أداة رائعة تتيح لك فرصة توفير المال، والأهم من هذا أنك ستسهل على موظفيك العمل وستمنح عملائك تجربة خدمة سريعة ومثالية عبر عمل منيو باركود.

مع برامج تصميم منيو الكتروني اِنسَ فكرة الاضطرار لإنفاق المزيد من المبالغ حين رغبتك في تعديل قائمة الطعام بسبب خطأ مطبعي أو لمجرد إضافة صنف جديد.

يساعدك تصميم منيو مطعم أيضا في التقليل من تكلفة الترويج لعناصرك الجديدة وعروضك الخاصة؛ يمكنك تحقيق كل هذا وبطريقة مجانية تماما كما أنك ستحصل على منيو qr مجاني.

أليس هذا ما تحتاجه بالضبط؟ الآن هو الوقت المناسب لإنشاء المنيو الالكتروني الخاص بك والحصول على منيو باركود كهدية إضافية، وبالتالي حفظ المزيد من الأموال في محفظتك!

10. استخدم الميزان لتجنب الخطأ

قد يتعرض أحيانا أصحاب المطاعم في بداية مشوارهم في هذا المجال لنوع من الخداع من طرف بعض المُورّدين. من الممكن أن تُباع كميات أقل بكثير من تلك المُتّفق عليها، وهو ما يُعرّض صاحب المطعم لتحمل المزيد من مصاريف المطاعم غير المتوقعة.

يبقى أحسن حل هنا استخدام ميزانك الخاص، تأكد جيدا من وزن المنتجات التي طلبتها قبل استلامها. في البداية، يستحسن أن تكون بنفسك مطلعا على مصدر المنتجات وتقف على إحضارها بنفسك، إلى أن تتأكد من الموردين وتبني معهم علاقة ثقة. 

كما أشرنا سابقا، توطيد العلاقة بالموردين يكسبك الكثير من المزايا، لهذا احرص على تطبيق هذه النصيحة!

11. قيّد الوصول إلى غرفة المخزون الخاصة بمطعمك

كلما زاد تقييد الوصول إلى غرفة المخزون الخاصة بمطعمك كلما زادت نسبة تجنبك لمصاريف المطاعم غير المتوقعة، إذ أن عدم أخذ احتياطات كافية لحماية مخزونك قد يُعرّضه إما للاستنزاف أو للسرقة في أسوء الأحوال.

من المهم أن تكون حذرا بشأن من يدخل غرفة المخزون، خاصة أوقات تسلُّم الطلبيات من الموردين أو حتى في أيام العمل العادية. الحل هنا يكمن في السماح لواحد من موظفيك ممن تراه جديرا بالثقة للوصول إلى مخزونك، أو جعل ذلك مقصورا على نفسك فقط. 

الآن يُفترض أنك فهمت آلية عمل هذه النصائح الإحدى عشر وكيف أنها تُسهم في تجنب مصاريف المطاعم غير المتوقعة. مع ذلك، ينبغي أن تضع في اعتبارك أنه أثناء عملك على تخفيض التكاليف ابذل قصارى جهدك في الحفاظ على جودة خدماتك وتقديم أفضل تجربة عميل ممكنة كي لا تحقق نتائج عكسية تُضر بمبيعاتك.

تذكر أن أفضل تجربة ممكنة تعني الجودة والسرعة. حين الحديث عن السرعة فنقصد اعتمادك على تطبيق منيو المطاعم الالكتروني وعمل منيو باركود يضمن لك الخدمة الجيدة لعملائك!

تفكر في برامج تصميم منيو الكتروني؟ تفضل بالتواصل معنا للحصول على المنيو الالكتروني الخاص بك وبسعر ممتاز!