ما هي الطريقة الصحيحة لإدارة مخزون المطاعم والمقاهي؟

هل سبق وأن تساءلت يوما عن أسوأ السيناريوهات التي من الممكن أن تقع فيها بصفتك صاحب مطعم أو مقهى؟ لا، إنه ليس الإفلاس.

ولكن فكر للحظة في هذين الاحتمالين، ماذا لو طلب أحد العملاء المزيد من القهوة، ولكن مخزون البُنّ قد نفذ بالكامل من مقهاك؟ أو إليك السيناريو الثاني المحتمل، أن يطلب عميلك وجبة طعام معينة لتكتشف فجأة أن أحد مكوناتها الرئيسية قد انتهت مدة صلاحيته؟

على الأرجح، أنت تعلم الآن ما قد ينجم عن هذا؛ تجربة عميل سيئة بالإضافة إلى تأثر سمعة مطعمك أو مقهاك، النتيجة بالتأكيد تأثر مبيعاتك يتبعه نقص في الإيرادات.

الخبر السار، أن كل هذه تبقى مجرد احتمالات فقط، ومن الممكن تجنبها من خلال إدارة مخزون المطاعم والمقاهي بشكل صحيح.

لهذا السبب أعددنا لك هذا المقال لتزويدك بكل ما تحتاجه لأجل تعامل أفضل مع إدارة مخزونك. إن كنت تريد معرفة كل هذا ندعوك لمتابعة القراءة.

ما معنى مخزون المطعم أو المقهى؟

مخزون المطعم أو المقهى هو جميع العناصر أو المواد الخام اللازمة لإعداد الوصفات.

ما المقصود بإدارة المخزون؟

إدارة المخزون هي عملية طلب المواد الخام من قبل الشركة (المطعم أو المقهى) ومن ثمّ تخزينها واستخدامها بغرض بيعها.

وبمفهوم تجاري فإن إدارة المخزون تعني وجود المخزون المناسب بالكميات المناسبة في الوقت والمكان المناسبين، بالإضافة إلى السعر المناسب.

ما هي الخطوات اللازمة لـ إدارة مخزون المطاعم والمقاهي؟

إن إدارة مخزون المطاعم والمقاهي بشكل صحيح تبدأ من خلال اتباع الخطوات التالية أولا، إذ أنها تعد بمثابة دورة حياة المخزون.

• التفاوض مع المُورّدين بشأن أفضل الأسعار الممكنة.
• الحرص على ضمان تسلّم طلباتك في الوقت المحدد.
• التأكد من أنك تملك مخزونا كافيا، بمعنى أنك لم تُسَلَّم كميات أقل من تلك التي طلبتها.

تعد هذه الثلاث خطوات هي أساس إدارة مخزون المطاعم والمقاهي، بالنسبة للخطوات الثانوية فسنتعرف عليها هي أيضا لاحقا في هذا المقال.

لماذا تعد إدارة المخزون مهمة؟

يعد المخزون من بين الأصول ‘الأصل هو ما تمتلكه ويعود عليك بالفائدة’ في مختلف الصناعات، وهذا يشمل قطاع المطاعم والمقاهي، وإغفاله يعتبر نقطة سلبية، لماذا؟

السبب في ذلك؛ هو أنه في حال ما تعرض هذا المخزون لأي نقص أو سرقة أو تلف، وأحيانا أخرى إن كان متوفرا بكميات أكثر من اللازم، قد يؤدي كل هذا إلى تعّرضك لأزمة مادية نتيجة الانخفاض الكبير في المبيعات ما يسبب ضررا في هامش الربح.

من هذا المنطلق، تأتي أهمية إدارة مخزون المطاعم والمقاهي بحيث يساعدك هذا على معرفة مقدار مخزونك في أي وقت. علاوة على ذلك، فهو يُجنبك طلب العناصر غير الضرورية، كما يحميك من الاحتيال الذي يؤدي بك إلى تحمل تكاليف المطاعم غير المتوقعة.

كل هذا يساعدك على التحكم في مبيعات مطعمك أو مقهاك بشكل جيد، ناهيك عن الموازنة بين مخاطر الإفراط أو النقص الشديد في المخزون.

فوائد إدارة مخزون المطاعم والمقاهي

تماشيا مع ما تم ذكره، فإن الإدارة السليمة للمخزون تساعدك على الحفاظ على نشاط مطعمك بشكل متنامي. وذلك من خلال ما يلي:

1. انخفاض تكلفة البضائع

إن المطاعم الناجحة التي تدير مخزونها بشكل صحيح، تنفق عادة ما بين 28% إلى 35% على تكلفة المنتجات الغذائية من إجمالي تكاليف المطعم.

2. المزيد من العملاء الراضين

من خلال الإدارة الجيدة لمخزونك، ستكون مرتاحا بوجود ما يكفي من المواد الخام التي تساعدك على تقديم أي وجبة أو مشروب يطلبه العميل من المنيو الالكتروني. وبالتالي، سيعمل مطعمك أو مقهاك بسلاسة وباحترافية أكبر تضمن لك الحصول على رضا عملائك.

3. زيادة الأرباح

بما أن إدارة المخزون تعمل على التقليل من تبذير المكونات، وتخفض من تكلفة البضائع، فبدون أدنى شك أن هذا سينعكس بنهاية الأمر على زيادة الأرباح.

أفضل الطرق لـ إدارة مخزون المطاعم والمقاهي

يحرص أصحاب المطاعم الناجحون على أن يكونوا على دراية بكل صغيرة وكبيرة حول مشروعهم، بدءا بـ برامج تصميم منيو وكيفية عمل منيو qr، إلى جانب التعرف على أفضل الطرق لـ إدارة المطعم الجديد، لا سيما منها إدارة المخزون.

لنتعرف الآن على أفضل طرق إدارة مخزون المطاعم!

1. مراقبة المخزون عن كثب

كما تعلم فإنه لكل منتج مدة صلاحية معينة، وبناء على ذلك فمراقبة مخزونك بشكل منتظم يعد أمرا في غاية الأهمية! هناك مكونات تدوم بضعة أيام، والبعض الآخر قد يدوم أسبوع أو حتى شهر أو سنوات.

بتسطيرك لجدول زمني ثابت، ستكون قادرا على متابعة المكونات سريعة التلف والمواد غير القابلة للتلف. بهذا ستتمكن من التمييز بين هذه الأنماط، ومن ثمّ التعديل على المنيو الالكتروني الخاص بك، أو التقليل من طلب المواد التي تُتلف بسرعة، على حسب الضرورة.

علاوة على ذلك، أنت ستفهم بدقة مقدار استخدام الإمدادات الخاصة بك في فترة زمنية محددة، والتصرف فورا حتى لا ينفذ مطبخك من المكونات الضرورية.

2. استخدم طريقة FIFO أو “First In – First Out”

تعمل طريقة FIFO على استخدام العناصر بطريقة منظمة والتي تعني “أولا، ما يدخل أولا”. أي أنه سيتم استعمال المواد الخام الأقدم أو ذات أقرب تاريخ انتهاء صلاحية أولا في وجباتك المعروضة ضمن تطبيق منيو المطاعم، وبعدها يأتي دور المواد المتبقية، وتهدف هذه الطريقة بالأساس إلى التقليل من مشكلة تلف المواد الغذائية.

إلى جانب هذا، يُفضّل أن تضع العناصر الغذائية الأقدم في المقدمة بحيث يسهل الوصول إليها، كي لا يتم الخلط بينها وبين المكونات الأخرى الجديدة.

تجدر الإشارة أن الأقرب للانتهاء لا تعني أن تاريخها انتهى، بل القصد أن مدة صلاحيتها أقرب للانتهاء!

3. تتبع المواد سريعة التلف

من خلال إنشائك لقائمة وكتابتك للمكونات التي تعرضت للتلف بسرعة أو تم التخلص منها، سيسهل عليك تتبع هدر العناصر.

من المهم تحديد كمية هذه العناصر إلى جانب التاريخ الذي تعرضت فيه للتلف والسبب أيضا، هكذا ستلاحظ أن سبب التلف قد يختلف من عنصر إلى آخر.

هذه الأسباب قد تتضمن:

• انتهاء مدة صلاحية العنصر.
• لم يتم حفظ العنصر بشكل صحيح.
• تواجد العنصر قرب عنصر آخر تعرض للتلف.
• تقديم طلبات خاطئة للعملاء.

لتجنب وقوع الموظفين في أخطاء استخدام عناصر أو مكونات لا يرغب فيها العميل، احصل على تصميم منيو الكتروني بحيث يطلب العميل بنفسه الوجبة التي يريدها عبر عمل منيو باركود وبالطريقة التي يريدها!

ستساعدك هذه المراقبة على فهم الأسباب الرئيسية وراء هدر مكونات المخزون، وتدريب موظفيك على تجنبها مستقبلا وبالتالي إدارة مخزون المطاعم بشكل أفضل.

تواصل مع فريقنا للحصول على تصميم منيو مطعم أو تصميم منيو كوفي شوب جذاب!

4. استعن بوسائل التكنولوجيا 

في عصر التكنولوجيا، لا بد من أن يكون للتقنيات الحديثة نصيب في جميع المجالات بما فيها عالم المطاعم والمقاهي، من بين هذه التقنيات نذكر نظام نقاط البيع POS.

يوفر لك هذا النظام مزايا عديدة تساعدك على إدارة المخزون بالشكل الصحيح؛ أهمها:

• تحديد المكونات التي أوشكت على الانتهاء وطلبها بشكل آلي.
• إنشاء تقارير مفصلة عن عمليات البيع.

اطلع على مقال 7 تقنيات حديثة في عالم المطاعم والمقاهي للتعرف أكثر حول نظام نقاط البيع.

تجدر الإشارة هنا إلى أن هذا النظام لا يمكنه التنبؤ بالمكونات التي تعرضت للتلف أو السرقة… في هذه الحالة، سيكون من اللازم تكليف موظفين للقيام بإحصاء يدوي للمخزون، بغرض التحقق من المعلومات المدرجة في النظام والخروج بتقارير أكثر دقة.

من وسائل التكنولوجيا الحديثة أيضا والتي لاطالما أشرنا إليها هي المنيو الالكتروني، من الجيد أن تكون سباقا للتميز وتستخدم هذه الوسيلة الحديثة إلى جانب تسهيل وتسريع عمل موظفيك. وهذا على سبيل المثال يكمن في عمل باركود منيو خاص بمطعمك أو مقهاك. 

5. احرص على إعادة استخدام المكونات المتبقية

طبعا نحن لا نقصد هنا المكونات المستعملة أو التالفة. إنما المقصود هي المكونات التي تملك منها كميات أكثر من اللازم ولم تُستعمل قط.

احرص على عدم التخلص منها، بل كن مبدعا وأعد استخدامها على شكل وصفات جديدة. على سبيل المثال، يمكنك أن تخصص لها يوما محددا وتضيفها لقائمتك!

في هذه الحالة المنيو الالكتروني فهو الحل الأمثل للترويج لوجباتك الجديدة وعرضها بشكل جذاب، بحيث تظهر كأول شيء يراه العميل بعد استعمال منيو باركود.

إدارة مخزون المطاعم والمقاهي لا تشمل فقط محاولة التقليل من تكاليفه، بل أيضا بالتفكير خارج الصندوق ومحاولة إيجاد أساليب مبتكرة لإعادة تدوير بعض العناصر وتحقيق هامش ربح منها.

احصل على تصميم منيو الكتروني مميز لمطعمك الآن! لا تملك مطعم؟ تستطيع أيضا عمل تصميم منيو كافيه بلمسة إبداعية من فريق عملنا، كما ستحصل على إضافات مجانية من ضمنها مثلا منيو qr!

ما الذي تنتظره؟ حان الوقت للاستثمار في برامج تصميم منيو!

6. احرص على تعيين نفس فريق العمل لتتبع مختلف عمليات المخزون في كل مرة

من شأن هذه الخطوة أن تجعل من موظفيك المكلفين بتتبع مختلف عمليات المخزون (سواء طلب المكونات الجديد، أو تسلّمها، أو إجراء عمليات المحاسبة…) أكثر كفاءة ويصبحوا قادرين على فهم الفروق الدقيقة في مخزونك.

لذا، ضع في حسبانك أنه من المهم أن يقوم موظفيك بهذه العملية معا في كل مرة، وفي نفس الوقت، ناهيك عن اتباع نفس الخطوات.

مشاركة موظفين آخرين في هذه العملية وفي أوقات مختلفة قد يؤدي بك في نهاية المطاف إلى مواجهة تناقضات عديدة وثغرات في الحسابات.

بالنسبة لهذه النقطة، لا يرتبط الأمر فقط بفريق متخصص بإدارة المخزون وإنما أيضا كافة جوانب مشروعك. لكل جانب فريق معين يهتم به.

على سبيل المثال، حين تقرر اللجوء إلى تطبيق منيو المطاعم فستكلف أشخاص معينين يعملون على تحديث المنيو الالكتروني في كل مناسبة أو حين تغيير الأسعار أو إضافة وجبات جديدة.

يساعدك هذا الأمر على أن تبقي عملك منظما.

7. اِشتر بالجملة كلما سنحت لك الفرصة

من أجل إدارة مخزون المطاعم والمقاهي بشكل أفضل، نقترح شراء مكونات الوجبات بالجملة كلما سنحت لك الفرصة. من فوائد الشراء بالجملة هي تَجنُّب نفاذ مخزونك بسرعة.

علاوة على ذلك، فإن المُورّدين وخاصة إذا ما كانت علاقاتك بهم قوية وطويلة الأمد سيقدمون لك خصومات في حال ما اشتريت منهم كميات كبيرة من الإمدادات، وهو ما يسمح لك بتوفير المال.

هذا لا يعني أن تشتري كل المكونات بالجملة، بل فقط العناصر ذات مدة صلاحية طويلة الأمد.

8. تأكد دائما من أن مخزونك محفوظ جيدا

طبعا القاعدة الذهبية في حفظ المواد الغذائية تقول: “يحفظ بعيدا عن أشعة الشمس”، وهذا هو الحال مع مكونات مخزونك أيضا، يجب أن تبقى بعيدة عن أشعة الشمس المباشرة. إلى جانب هذا، استخدم حاويات محكمة الإغلاق لتجنب تكاثر البكتيريا والجراثيم التي تسبب تعفن المواد الغذائية.

أيضا ضع عليها ملصقات تتضمن معلومات خاصة بكل عنصر، مثل:

• الاسم
• الكمية
• تاريخ الشراء
• تاريخ انتهاء الصلاحية

بالنسبة للحوم والأسماك، ننصح بتخصيص مُجَمّد لها لوحدها دون أن تختلط بعناصر أخرى، وهكذا تكون مُخزّنة بطريقة صحية وآمنة.

9. تدريب الموظفين على أفضل طرق للتخزين

يبقى تدريب موظفيك على أفضل الطرق التخزين شرطا إلزاميا لإدارة مخزون المطعم بشكل سليم. وذلك، حرصا على تجنب الوقوع في أخطاء تؤدي إلى تلف الإمدادات، مما يرفع من احتمالية حدوث حالات تسمم لعملائك وهذا سيضر بسمعة المطعم.

 لذا، سيكون من المستحسن أن يحصل موظفيك على دورات تدريبية لتعلم قواعد تخزين المكونات الغذائية وفق قواعد صحية.

10. ابق مخزونك منظما 

النظام أساس كل شيء. كلما زادت نسبة الفوضى كلما تمت إدارة مخزونك بشكل أسوأ، لماذا؟

غرفة التخزين غير المنظمة أو حتى الثلاجة الممتلئة بشكل مفرط ستُصعّب على موظفيك مهمة العثور على المكونات التي يحتاجونها بسهولة.

يؤدي هذا إلى الوقوع في أخطاء مرتبطة بكميات العناصر المتوفرة وأيضا التأخر في إعداد الوجبات وبالتالي سينتظر العميل وقتا أطول!

هناك اقتراحات كثيرة تستطيع تطبيقها للحصول على غرفة أو ثلاجة منظمة، من ضمنها:

• قم بتجميع العناصر في مكان واحد حسب فئتها: (خضروات، فواكه، لحوم، عصائر…).
• تسمية أرفف الثلاجة حسب المكونات المتواجدة بها.

سيسمح لك هذا بـ إدارة مخزون المطاعم بطريقة منظمة وبعيدة عن العشوائية!

بالنسبة للبعض، إدارة المخزون هي الجزئية الأقل جاذبية في مشروع المطعم أو المقهى، ومع ذلك، يجدر التعامل معها بجدية أكبر وعلى أنها الأساس الذي ينجح به مشروعك.

كما أنه بفهمك الصحيح للعلاقة بين إدارة المخزون والمبيعات ستتمكن من بناء هامش ربح مهم لنشاطك المالي. إذن، النصائح التي تمت مناقشتها أعلاه هي المفتاح لإدارة مطعم أو مقهى يمتلك مخزون كاف لتلبية طلبات عملائه، وتزويدهم بأحسن تجربة، ناهيك عن حماية إيراداته.

تقديم أحسن تجربة للعميل تعني تسهيل طلبه لوجباته أيضا وهذا يحيلنا لضرورة تفكيرك في عمل منيو باركود. لا تفكر كثيرا وتضيع وقتك في البحث عن حلول غير مقنعة لتقديم أحسن الخدمات، استثمر في برامج تصميم منيو مميز الآن!